Gestionale per Hotel: le funzionalità più richieste

Il software gestionale è diventato, con l'introduzione delle nuove tecnologie nella vita quotidiana e nella sfera lavorativa, la colonna portante delle strutture alberghiere.

Al giorno d'oggi, infatti, un hotel non può prescindere dal possedere un software gestionale che consenta agli addetti alla reception di gestire le prenotazioni e in maniera precisa e puntuale, in modo da evitare qualsiasi tipo di incomprensione o situazione imbarazzante con i clienti, soprattutto a causa della possibilità di prenotare una camera con larghissimo anticipo.

E' intuitivo che non tutti i software gestionali siano identici, anzi: ci sono numerose e profonde diversità tra i prodotti che vengono proposti al fine di assolvere lo scopo di cui sopra, e la scelta di uno piuttosto che l'altro dipende certamente dai fondi di cui si dispone, ma anche e soprattutto dalle esigenze personali in termini di applicazioni e funzioni.

Ad ogni modo, al di là delle differenze che caratterizzano i singoli software gestionali per albergo, vi sono delle funzioni che vengono universalmente richieste, e che devono necessariamente essere presenti in un programma di buona fattura.

Il ruolo basilare di un gestionale: l'organizzazione

La funzione principale, che rappresenta l'elemento di base di un software gestionale (da cui esso prende il nome) è la gestione delle prenotazioni.

"Gestire" vuol dire coordinare e organizzare, per cui è fondamentale che il software permetta di controllare attentamente le prenotazioni, senza il minimo margine di errore.

Gestire le prenotazioni vuol dire organizzarle in base a un calendario, riportare i dati anagrafici degli ospiti e creare una sorta di agenda della giornata (in cui registrare i check-in e i check-out, con tutte le informazioni del caso).

Altre caratteristiche che migliorano l'aspetto gestionale del software sono certamente la possibilità di riportare, accanto a ogni prenotazione, un eventuale acconto incassato (e, di conseguenza, il saldo mancante) e l'eventuale presenza di opzioni aggiuntive quali mezza pensione, pensione completa o solo colazione (nel caso in cui queste opportunità siano presenti nella struttura ricettiva).

Un surplus importante: le funzioni finanziarie

Sono, inoltre, sempre più richiesti software gestionali che assolvano anche funzioni finanziarie, per cui tra le funzioni più richieste da questi programmi vi sono la possibilità di emettere fatture, un archivio contenente tutti i dati finanziari (eventualmente conservati, per sicurezza, in un cloud crittografato e inaccessibile ai malintenzionati), il calcolo delle tasse di soggiorno e un centro di controllo di ricavi e costi.

Il gestionale quale strumento di marketing

Non bisogna, poi, trascurare l'aspetto legato al marketing. E' di fondamentale importanza, per una struttura ricettiva, far sì che i clienti siano fidelizzati e tornino quanto prima possibile in visita: da qui nasce l'esigenza di creare una newsletter con offerte esclusive dedicati ad alcune fasce di ospiti, o con semplici informazioni relative alla struttura, tra cui aggiornamenti, variazioni di orario e molto altro. Anche questo compito viene solitamente affidato al software gestionale, che deve essere in grado di gestire la newsletter, eventualmente indicando anche la frequenza con la quale inviare le comunicazioni.

Infine, da non trascurare è l'integrazione con il booking online: il software gestionale deve essere perfettamente in grado di registrare le prenotazioni effettuate su siti web terzi in cui la struttura ricettiva è presente.

La qualità di un gestionale è funzione della grafica

Completano il profilo del perfetto gestionale per hotel una semplice e intuitiva interfaccia grafica, un'esperienza d'uso intuitiva e poco elaborata e la presenza di piattaforme di elaborazione grafica che permettano, ad esempio, di rappresentare schematicamente tutte le camere (il cosiddetto planning) presenti nella struttura ricettiva e le relative prenotazioni, grazie a tag colorati di immediata comprensione.